本系统充分利用现代信息技术，实现对不同种类各种载体类型档案资料的数字化采集、管理、利用和保存，显
著提高档案信息管理的现代化水平和服务保障能力。本系统由档案信息综合管理和网络信息共享服务两部分组成。档案信息综合管理部分采用C/S结构，由数字化处理子系统、信息管理子系统、信息服务子系统和数据库管理子系统组成；网络信息共享服务部分采用B/S结构，由信息发布子系统和Web管理子系统组成。
系统组成图如下：
 

 

 一、系统功能如下：
　　1、数字化处理子系统
　　1.1 完成“档案信息化”工作，工作对象为“实体档案”，包括“纸质、照片、录音、录像、实物”等。
　　1.2 主要功能有纸质扫描、图像优化、录音转换、录像转换、质检入库、后台控制等。
　　2、信息管理子系统
　　2.1 完成“信息档案化”工作，工作对象为“电子文件”，包括“数据库、文本、表格、声音、图形、图像、
　　　　视频、动画、多媒体”等。
　　2.2 完成入库“数字化档案”的维护工作，维护工作对象为“目录数据库”和“影像数据库”，包括“增加、
　　　　删 除、修改、查询、打印”等功能。
　　 2.3 完成入库“数字化档案”的管理工作，管理工作事项包括“分级管理、过程管理、实时管理”。分级管理
　　　　是指“全宗级管理、卷（盒）级管理、文件级管理、专题级管理、全文管理”等；过程管理是指“接收、
　　　　鉴定、统计、管理、利用”等；实时管理是指“在线登记、在线归档、在线统计、在线督导、在线答疑”
　　　　等。
　　 2.4 主要功能有全宗管理、接收组卷、录入维护、电子文件管理、目录树结构维护、档案编目、光盘制作、档
　　　　案统计、报表打印、库房管理、鉴定销毁等。
　　 3、信息服务子系统
　　 3.1 完成对“内部用户”提供信息服务和管理工作。
　　 3.2 主要功能有信息检索与显示、借阅管理、用户管理、日志管理等。
　　 4、数据库管理子系统
　　 4.1 完成“数据库”的日常管理工作，工作对象为“目录数据库”和“影像数据库”。
　　 4.2 主要功能有库结构导入、库结构维护、数据备份和恢复、数据迁出、数据加密、数据导入导出
　　　　等。
　　 5、信息发布子系统
　　 5.1 完成对“外部用户”提供“公用信息和档案信息”服务。
　　 5.2 主要功能有网站栏目设置、网站信息利用、档案信息检索与显示、用户反馈等。
　　 6、WEB管理子系统
　　 6.1  完成对“公用信息和档案信息”服务平台的后台管理。
　　 6.2  由网站信息发布、自动统计、用户管理、网络共享库管理等。
二、系统特点如下：
　　 1、以现代信息技术为基础
　　 数字化档案馆实现了档案信息的网络化存取、分布式管理和7*24小时检索访问，是充分应用了计算机、多媒体、网络通信及数据库等技术的结果。
　　 2、以档案信息为核心内容
　　数字化档案馆是一个综合信息资源库。信息采集的范围不仅是馆藏的实体档案，还包括现行文件、企业产销过程中产生的有效数据、公共服务信息等，其载体形式包括OA电子公文、CAD工程档案、视频、音频、图像等。
　　 3、标准、有序、安全的数字档案资源管理
　　 采集的各类信息根据不同的要求进行分类、整理、鉴定、组织等有序整合，确保其真实、完整、有效，使之形成标准、有序的信息资源库。利用身份认证、访问控制，密钥等安全保密技术措施，确保信息的安全与合理利用，有效维护整个系统的信息安全。
　　 4、分布式信息系统
　　 数字化档案馆已不是一种具体档案馆形态，而是一个分布式的信息系统，是在网络环境下对档案信息资源进行管理的新模式，其实质是形成一个有序的信息空间和开放的信息环境。实现方式通常是利用信息中心的宽带网络，将分布于不同地区的档案信息资源以网络化方式互相链接，实现资源共享。
　　 5、面向多层次、多用户的综合应用系统
　　 数字化档案馆不仅涉及档案信息的采集、整理、存贮、检索、传递、保管、利用、鉴定、统计及馆藏档案数字化工作，还涉及到标准规范与法规的制定，软／硬件基础设施的构建、应用系统的开发，数字化资源的建设、人才队伍的培养等诸多方面的内容，是一个集软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程于一体的综合应用系统工程。
　　 6、先进、高效、稳定的开发模式
　　 系统以文档一体化为基础，采用C/S模式和B/S模式相结合的开发方法，预制了各行业的基础文档数据目录库，并支持二次动态创建，充分实现了原文录入、原文浏览、全文检索、光盘制作、报表设计、安全控制、数据接口等核心技术，为各级档案管理人员和利用人员搭建了一个功能强大的档案信息管理、利用平台。