在参加文化产业数字化加工的工作过程中，深深感到加强档案数字化加工工作实施过程管理，是保证纸质档案数字化加工工作顺利开展的关键。结合档案馆开展纸质档案数字化加工工作实际，谈谈对规范纸质档案数字化工作实施过程管理的认识。

一、纸质档案数字化加工前整理过程的管理

　　数字化是将纸质档案数据图像的转换，而这个转换的基础是在完整、准确、清晰的档案前处理、整理后进行的。纸质档案数字化加工的流程：调卷——整理（编页、核对目录）——分解——扫描——还原装订——图像处理——索引著录——质量检验——数字化挂接——电子版刻录。在工作中，往往会忽略数字化加工的前处理过程，《纸质档案数字化技术规范》规定在扫描之前，根据档案的管理情况，按目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、装订等步骤对档案进行适当整理，并确保档案数字化质量。由于现存的纸质档案产生的时代不同，档案的纸张、笔迹各不相同，特别是传统方法归档的档案，分为案卷级和卷内级，各个时期形成的案卷和卷内条目的著录和格式五花八门，行文不统一，有些用语不规范，页码编错等问题很多。所以，数字化的前准备就是尤为重要的一项环节。因此，首先必须搞清纸质档案现状，并进行整理。笔者认为纸质档案的现状主要包括以下几个方面：档案的产生年代、档案使用的纸张环境（包括纸张的厚度和损坏等情况）、档案使用的笔类（含内文书写的颜色）、档案的装订情况（线、孔、胶水、螺丝及硬、软封面、内文状况）、档案的目录状况（含目录与内文是否吻合、目录内容是否完整性）、档案编页准确的数量等方面：因此，在对纸质档案数字化之前，必须分清轻重缓急，在开展鉴定工作以后，根据馆藏档案重要程度、破损情况、利用需求等，详实进行统筹规划，分步实施数字化。以馆藏重点档案、重要全宗的档案和涉及民生等档案优先进行数字化。

　　二、纸质档案数字化加工操作过程管理

　　（5）档案全文扫描后的划分关系到条目与扫描图像的挂接，工作人员要根据所输入的条目，认真仔细的划分，确保挂接后数据与图像的一致性。严把档案资料原件还原关。在数字化扫描进行前我们都要拆卷（件），拆除装订物，完成扫描后再重新装订起来，按技术要求，案卷装订要保持档案的原貌。由于档案案卷的历史原因和实际操作的疏忽，致使出现两种不应该出现的状况：一是发生漏装订部分档案页面；二是把属于本案卷的文件，错装进另一案卷。这些问题的出现势必会使与档案案卷原貌不相符，以致影响到档案复原后的质量，因此一定要按照档案整理的技术要求，认真细致的做好数据档案的还原装订，确保档案的前后一致性。

　　三、纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理

　　根据《纸质档案数字化技术规范》规定数据验收主要包括：数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记四个方面的内容。组织严格规范的数据验收，是保证数字化加工质量的重要手段，纸质档案数字化加工，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患，要赋予数字化加工各环节工作人员质量检查任务，每个工作人员操作前，要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查；档案扫描员负责检查档案前处理质量，图像处理员负责检查档案前处理和档案扫描质量，数据挂接员负责检查档案前处理、档案扫描和图像处理质量，质检员负责检查所有环节工作质量，各班组长负责检查本班组人员工作质量。数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量，抽检的比率是一个全宗不得低于5%，如出现目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上时，给予验收“通过”，验收结论必须经处室相关人员、局馆领导审核签字后方可有效，并填写纸质档案数字化验收登记表单，数据验收过程结束。

　　四、纸质档案数字化加工成果安全管理