档案数字化受到越来越多企事业单位的重视，那么，什么是档案数字化？如何实现档案数字化？

　　一、档案数字化概述
　　所谓档案原件数字化、信息化就是利用计算机扫描技术将纸质、缩微胶片、底片等载体上的档案信息作数字化处理，生成数字影像文件进行存贮，并将档案检索信息输入计算机，采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。
　　档案数字化能有效保护档案原件
　　1.代替原件使用,把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间。
　　2.数字化副本分地保存。
　　3.防止档案材料因磨损造成字迹模糊褪变。
　　档案数字化优势
　　1. 不再受“孤本”的限制，可以多人同时借阅一份档案资料，也不必担心档案在借阅过程中有损毁。
　　2. 不再受“地域”的限制，异地调阅，扩大了档案的利用空间，方便更多的人了解、利用档案。

　　3. 不再受“时间”的限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。

　　二、档案数字化流程及细节

　　1.档案分类整理与消毒
　　按照档案情况：年度、类别、保管期限等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。将整理好的档案进行消毒。
　　2.档案交接
　　分类整理后的档案按年度、类别进行提卷，提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号，抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由主管人员签字。
　　3.著录项
　　著录项为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，著录项内容需按照国家档案局有关标准结合的实际情况录入。
　　文本域录入按照统一的标准对所需录入的文本进行标引、按照录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。
　　注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。
　　4.档案拆分
　　档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用颜色或位置区分，以便档案还原时能够清楚区分和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。
　　5.档案的扫描
　　原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后，进行纸介扫描。
　　扫描图像使用先进的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等处理功能。
　　在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。
　　6.图像处理
　　采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
　　7.质量检验
　　对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。
　　对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
　　8.图像与索引挂接
　　文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。
　　9.案卷整理
　　档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，由公司安排的专人负责案卷整理与还原。

　　档案数字化流程繁琐？致得档案管理系统帮您化繁为简

　　三、系统设计方案
　　1.系统概述
　　针对档案数量庞大，分散存放，查阅困难，难以利用历史档案形成统计信息，档案占用存放空间，保存时间短等急需解决的问题。我们推出致得档案管理系统，与扫描仪、高拍仪集成，可以完美解决上面提到的档案数字化流程。
　　2.功能介绍
　　全类型档案的统一管控平台：
　　处理模式：档案资料集中存储在档案管理系统中，极其便于快速、准确查阅各种卷宗。
　　保密性：基于数据库的安全设计，可设定查阅档案的权限，每个用户登陆查阅系统时，都被赋予不同的权限，可以查阅哪些、不可以查阅哪些档案，这在档案管理中非常有实际意义的。
　　查阅功能：档案管理系统最大的优点是在查阅档案时定位准确、检索速度极快。
　　例如：需要查阅一卷宗，只要进入搜索界面，填上搜索条件，系统就会马上调出相应的档案信息。由于采用了数码技术，在拷贝的过程中影像信息不会有丝毫的损失。
　　统计功能：利用已建立的档案数据库索引字段，可以快速准确的统计各类档案信息。
　　计划功能：根据统计功能模块的统计资料，利用设置好的公式，做出季度或年度计划预算提议，起到给计划部门参考的作用。
　　3.系统特点
　　针对海量档案信息的扫描建库与信息化工作，本系统采取先进的数字化技术与流程及存储技术。
　　采取流水线作业方式。按照工作流程将各个工序细化与规范化，做到分工明确，各个工序相互衔接，环环相扣，工作中互相配合与支持，提高工作效率。
　　采取高速扫描，彩色与黑白相结合。
　　运用条形码技术管理档案。在档案管理系统中采用条形码技术，在档案封面、卷内目录上打上条形码，扫码枪直接扫码，为扫描和今后管理使用。
　　自动化程度高。流程中各项工作尽量减少人工的干预。

　　采取先进存储设备。建立数据服务器，利用磁盘阵列。

　　四、实施方案
　　1.目标：建立档案数字化影像处理自动化生产线，建立档案影像文档大型数据库。
　　2.场地介绍：按流程所示，根据现有场地进行分区布置，整个工作区分为：整理区、新案扫描区、旧案扫描区、质检区、装订区。
　　3.流水生产线设计：
　　工序细分：生产线设计的原则就是把工序细分，工序合理划分，降低失误率，提高工作效率。
　　避免瓶颈：另一个原则就是避免出现瓶颈，整个流程的设置要负载均衡，每个工序的工作量要相当。合理分配每个工序的人手和工作量，方案设计充分考虑实际情况，经过科学的验证，使方案切实可行。

　　区域划分原则：每个工序有自己独立的工作区域，区域设置要合理，就是符合流水线生产的划分，前后工序的区域应该尽量相邻；区域标志清晰明确，区域间指示清楚直接。